cảnh đẹp

Văn hoá MAIL & FAX trong công việc

Địa điểm Toàn nước Nhật | 2 years ago | Lượt xem 871 | Đang xem 82

Trong công việc, đôi khi không thể truyền đạt toàn vẹn các ý muốn nói thông qua điện thoại, hơn nữa trong 1 số trường hợp cần có chứng cứ xác nhận yêu cầu công việc, trường hợp này hãy ghi chép thành văn bản rồi gửi bằng MAIL hoặc FAX.

Có người đã từng sử dụng mail nhưng FAX thì chưa từng 1 lần sử dụng, mặc dù FAX là công cụ tiện dùng, nó có thể phù hợp với tình trạng của đối phương nhưng, việc thất bại trong việc sử dụng cũng sẽ gặp rất nhiều.

Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách sử dụng và cách thực hiện chúng như thế nào cho đúng cách nhé.

 

Văn hoá FAX

  1. Nhất định phải gắn phiếu gửi

Để tránh việc bên nhận bị lộn xộn các tài liệu, và tránh việc bên gửi không biết gửi tài liệu này cho ai, thì việc đính kèm them phiếu gửi là cần thiết.

Trong phiếu gửi bao gồm các thông tin sau:

送付先: người nhận

送信者(社名): Tên người gửi (tên công ty)

件名: Chủ đề

電話番号(FAX番号): Số điện thoại (số FAX)

送信枚数: Số tờ

送信日時: Ngày giờ gửi

  1. Không gửi tài liệu quan trọng

Bởi vì nó sẽ hiển thị cho bất cứ ai ngoài người chịu trách nhiệm, vì vậy chúng ta sẽ không gửi các tài liệu quan trọng và các tài liệu mang tính cá nhân. Những tài liệu, giấy tờ quan trọng hãy gửi bằng bưu điện, sau đó xác nhận bằng điện thoại.

  1. Không gửi tài liệu có dung lượng lớn

Việc gửi FAX dung lượng lớn cho đối phương khách hàng là vi phạm văn hoá trong công việc.

Ngoài việc tiêu tốn nhiều giấy của khách hàng còn có trường hợp khi cùng sử dụng đường truyền điện thoại,  nó sẽ gây ra cản trở trong công việc.

Hãy gửi nhiều nhất 10 tờ.

  1. Xác nhận việc đã nhận

Để tránh sự cố mình đã gửi chắc chắn không nhầm, nhưng khách hang vẫn chưa nhận được, thì sau khi gửi hãy xác nhận với bên nhận là đã nhận được chưa bằng điện thoại.

  1. Xác nhận kích thước chữ

Khi gửi bằng FAX những chữ nhỏ sẽ bị nhoè và không thể đọc được, hãy viết to rõ ràng để tránh tình trạng trên.

Văn hoá MAIL

  1. Xác nhận môi trường máy tính của đối phương

Nếu không xác nhận môi trường máy của đối phương, sẽ có trường hợp các file đính kèm không thể đọc được. Hãy chú ý điều này .

  1. Không gửi dữ liệu có dung lượng lớn

Gửi mail dung lượng lớn là vi phạm văn hoá trong công việc gây phiền hà cho người đọc. Hãy gửi chia ra làm nhiều lần, đừng gói tất cả công việc trong 1 mail và gửi 1 lần.

  1. Sau khi mail, hãy gọi điện xác nhận

Sẽ có trường hợp server máy chủ có vấn đề, sẽ không thể gửi mail, nên nếu gửi mail sau 2,3 ngày mà không có mail hồi đáp, thì hãy xác nhận bằng điện thoại . Nếu là việc gấp thì sau khi gửi mail hãy xác nhận bằng điện thoại ngay sau đó.

TỪ KHÓA : #Business Maners # #FAX #MAIL

Namecheap.com